Personaladministration und Arbeitszeugnisse
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Das Zusammenspiel von Personaladministration und Arbeitszeugnissen
Die Personalverwaltung und Arbeitszeugnisse sind wesentliche Elemente im Personalmanagement. Ein gut organisiertes Verwaltungssystem gewährleistet eine nahtlose Einarbeitung, berufliche Weiterentwicklung und den Austritt von Mitarbeitern, während Arbeitszeugnisse wertvolle Einblicke in die bisherige Leistung eines Mitarbeiters und seine Eignung für zukünftige Rollen bieten. Beide Komponenten können, wenn sie gut umgesetzt werden, die betriebliche Effizienz steigern und einen wettbewerbsfähigeren und anpassungsfähigeren Arbeitsstamm fördern.
Optimierung der Personalressourcen durch effiziente Verwaltungspraktiken
- Bedeutung
- Aufgaben und Ziele
- Personalmanagementsysteme
- HR-Shared Services
- Digitale Personalakten
- Das Zeugniswesen
- Wahrheit & Wohlwollen
- Zeugnisse
- Verhalten
Bedeutung und Stellenwert der Personaladministration
Effiziente Büroorganisation und Planung
Strukturierte Arbeitsprozesse sichern eine optimale Nutzung von Ressourcen und stärken die Unternehmensleistung.
Die Anforderungen an die Personalverwaltung des DLZ-P haben in den letzten Jahren erheblich zugenommen und sich erheblich verändert und um neue Zuständigkeitsbereiche wie Personalentwicklungsmanagement, Entwicklung und Bereitstellung von HR-Kennzahlen, HR-Informationsverarbeitung oder Qualifikationen erweitert. Das DLZ-P ist verpflichtet, sich bezüglich der genannten Bereiche auf dem neuesten Stand zu halten.
Eintrittsverwaltung
Verträge,
Anmeldung,
Versicherungen,
Dossier Verwaltung,
Bewilligungen,
Instrumente zur Verfügung stellen,
Informationsmaterial
Austrittsverwaltung
Ausstellen von Zeugnissen,
Abmeldung von Versicherungen,
Korrespondenz,
Austrittsgespräche und
Statistiken von Austrittsbefragungen
Mitarbeiterbetreuung und Services
Erstellung von Zwischenzeugnissen,
Stammdatenpflege,
Mutationen, Absenz Wesen,
Korrespondenz,
Kommunikationsmanagement,
Mitarbeiterberatung.
Die Aufgaben des DLZ-P sind im Einzelnen:
Unterstützung der Linie und Kontakt mit Schnittstellen
Führung der Pensionskassenadministration
Mithilfe und Vorselektion bei Rekrutierungen
Erstellung und Koordination der Personalentwicklungspläne
Pflege von Stammdaten und Abwicklung Salär Administration
Erstellen von Lohnbescheinigungen, Krankentagegeld usw.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen
Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnausweise
Zahlungsverkehr mit Banken, Versicherungen und Ämtern
Personalmanagementsysteme
In der modernen Arbeitswelt geht eine effiziente Verwaltung weit über die bloße Datenverwaltung, die Übergabe von Formularen und Gehaltsabrechnungen hinaus. Daher werden Managementsysteme eingesetzt, um Routineverwaltungen und -prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, aktuelle Informationen bereitzustellen und die Verwaltung von Datensammlungen zu entlasten. Diese Systeme bieten grundlegend umfassende Informationen über die Organisation und ihre Mitarbeiter. Mehr denn je haben Mitarbeiter, Manager und die Geschäftsleitung einen Bedarf an aktuellen, gezielten und schnell verfügbaren Informationen durch diese Systeme.
Dies können sein:
Auswertungen zur Gehaltsentwicklung,
Überblick auf die Resturlaubsansprüche oder
das aktuelle Seminarangebot.
Modulares Personalmanagementsystem
Das modulare Personalmanagementsystem unterstützt das DLZ-P dabei auf effiziente Weise bei seinen Aufgaben und deckt das gesamte oder ein sehr breites Spektrum der Personalarbeit ab.
Systeme zur Verwaltung persönlicher Informationen bieten in verschiedenen Einrichtungen folgende Dienstleistungen an:
Verwaltung aller Mitarbeiterdaten mit elektronischer Personalakte
Systematische Mitarbeiterbeurteilung und deren Auswertung
Bewerbermanagement mit automatisierten Abläufen
Personalentwicklungsplanung von Weiterbildungsmassnahmen
Umsetzung des kompletten Prozesses der Feriengenehmigung
Erstellung und Aktualisierungen von Organigramm Erstellung
Personalaufwands-Planung, detaillierte Personalkostenrechnung
Verfeinerte Personalbedarfsplanung mit relevanten Bezügen zu anderen Entwicklungen, Anforderungen und Kennzahlen
HR-Shared Services und Employee Self Service
Im DLZ-P bezeichnet der Begriff Shared Services HR die Konsolidierung und Zentralisierung der Serviceprozesse einer organisatorischen Einheit. Hier werden ähnliche Verwaltungsprozesse aus verschiedenen Bereichen zusammengefasst, gebündelt und von DLZ-P als zentrale Einheit bereitgestellt. Die Abteilungen, die diese Dienstleistungen nutzen, befinden sich in einer Art Kunden-Dienstleister-Beziehung. Im Kern einer solchen Serviceorganisation bildet DLZ-P eine separate organisatorische Einheit, bekannt als Shared Services HR Center.
Prozesse, die über Shared Services abgewickelt werden, umfassen Gehaltsabrechnung, Erstellung von Zertifikaten und Anfragen, Mitarbeiterdatenverwaltung, Beantwortung von Mitarbeiterfragen, Zielvereinbarung, Personalentwicklungsverwaltung und Rekrutierung. Das Shared Services HR Center unterstützt auch das Management und sieht sich als effizienten Dienstleister für die Mitarbeiter. Dies führt zu einer konsequenten Mitarbeiterorientierung, Kostenvorteilen und Qualitätsverbesserungen, die allen Beteiligten zugutekommen: der HR-Abteilung, der Linie, dem Mitarbeiter und der Organisation insgesamt.
Dies gibt HR-Profis neue Freiheit, sich auf profitablere Aktivitäten zu konzentrieren oder sich mit den für einzelne organisatorische Bereiche Verantwortlichen zu vernetzen. Vorteile wie schnellere Reaktionszeiten, reduzierte Fehlerquoten und verbesserte Berichterstattung sind weitere positive Effekte.
Welche Prozesse die Organisation in Shared Services überführt und wie Shared Services eingeführt oder genutzt werden, hängt von der Betriebsorganisation, den aktuellen finanziellen Ressourcen und den spezifischen Bedürfnissen und Prioritäten von DLZ-P und den Managern der Organisation ab.
Im Zusammenhang mit Personalinformationssystemen und Shared HR Services sticht der sogenannte Employee Self-Service hervor. Dies bindet die Mitarbeiter aktiv in die HR-Arbeit ein und ermöglicht ihnen, bestimmte Verwaltungsaufgaben selbständig durchzuführen. In der Praxis können jedoch die Koordination mit anderen verwandten Prozessen und Aufgaben sowie die Integration in bestehende Systeme und Organisationen innerhalb und außerhalb der HR-Verwaltung manchmal Herausforderungen darstellen.
Ein effizientes Design von HR-Prozessen und Verwaltungsaufgaben im DLZ-P senkt auch die Kosten für den Employee Self-Service, automatisiert zeitaufwändige Routineaufgaben, erhöht die Datenqualität und -zuverlässigkeit und ermöglicht HR-Profis mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und eine Verbesserung der gesamten Servicequalität und -niveaus.
Dies ermöglicht eine Art "Self-Service", bei dem Mitarbeiter einen Teil ihrer persönlichen Daten selbst sammeln, ändern oder löschen können, ohne dass ein HR-Mitarbeiter mit Formularen, Kontrollen, Mutationen und mehr eingreifen muss.
Typische Employee Self-Service-Funktionen in der DLZ-P-Praxis sind im Anhang A 3.8.-2 detailliert beschrieben.
Digitale Personalakten
Die digitale Verwaltungsakte, auch elektronische Verwaltungsakte genannt, ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus verschiedenen Verwaltungsprozessen. Dieses Dokumentenmanagementsystem, das speziell für Verwaltungsbereiche wie das Verwaltungszentrum-P entwickelt wurde, ersetzt in immer mehr Unternehmen die traditionelle Papierakte durch elektronische Archivierung. Es ist vorgesehen, dieses System kurz- bis mittelfristig einzuführen. Eine Verwaltungsakte im Verwaltungszentrum-P enthält für das Unternehmen relevante Verwaltungsinformationen in physischer oder elektronischer Form.
Die klassische Akte besteht zur Hauptsache oft aus den folgenden Dokumenten und Informationen:
Bewerbungsunterlagen und Vertrag
Abwesenheitsinformationen und Ferien, Krankheiten usw.
Allgemeines wie Memos zu Vereinbarungen
Teilnahmebescheinigungen, allfällige Zwischenzeugnisse
Zielvereinbarungen und Resultate von Qualifikationen
Karriereplanung und Laufbahnziele
Aktennotizen von Mitarbeitergesprächen usw.
Das Zeugniswesen
Für verschiedene Organisationen werfen das Erstellen, Formulieren und Interpretieren von Zeugnissen oft viele Fragen auf, wie rechtliche Unklarheiten, Fragen zur richtigen Struktur und Formulierung, den Umgang mit Codierung und problematischer Wortwahl. Diese Organisationen sind sich sehr wohl bewusst, dass Arbeitszeugnisse weitreichende Folgen haben können: Sie können zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen, die berufliche Laufbahn einer Person fördern oder bremsen und das Image der Organisation erheblich beeinflussen.
Recht auf ein Zeugnis
Zu jeder Zeit kann der Mitarbeiter von der Organisation ein Zeugnis anfordern, das die Dauer der Beschäftigung sowie seine Leistung und sein Verhalten widerspiegelt. Das bedeutet, dass ein Zeugnis nicht nur am Ende, sondern auch während oder nach der Beschäftigung angefordert werden kann. Die Ausstellung von Zeugnissen in der Organisation wird durch die Arbeitsverträge und die entsprechenden Klauseln geregelt, wie in den §§... angegeben, geregelt.
Das einfache Arbeitszeugnis:
Der Mitarbeiter hat auch das Recht, von der DLZ-P ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis (auch Bestätigung der Beschäftigung genannt) anzufordern, das nur Informationen über die Dauer und Funktion der Beschäftigung enthält, ohne die Leistung und das Verhalten zu bewerten. Weitere Hintergrundinformationen zu diesem Thema finden Sie unter A 3.8.-.5.
Das Zwischenzeugnis:
Ein Mitarbeiter kann jederzeit von der Kontrollstelle ein sogenanntes Zwischenzeugnis anfordern. Der Antrag auf ein Zwischenzeugnis muss nicht begründet werden. In der Praxis benötigt ein Mitarbeiter oft ein Zwischenzeugnis, wenn es eine Änderung auf Managementebene gibt oder wenn sich die Aufgaben in wesentlichen Punkten ändern, z.B. aufgrund einer Umstrukturierung oder einer Positionsänderung innerhalb der Organisation.
Die Arbeitsbestätigung oder qualifizierendes Arbeitszeugnis?
Auf Wunsch des Mitarbeiters kann das DLZ-P Zeugnis auf Informationen über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt werden - ohne jegliche Leistungsbewertung. Eine solche Arbeitsbestätigung macht jedoch einen schlechten Eindruck und wird nur für sehr kurze Arbeitsverhältnisse empfohlen.
Wahrheit & Wohlwollen im Zeugnis
Ein Arbeitszeugnis, unabhängig vom Sektor, muss vollständig und wahrheitsgetreu sein, und objektiv feststellbare Aussagen müssen der Wahrheit entsprechen. Vollständigkeit beinhaltet auch die Beschreibung der durchgeführten Tätigkeiten oder Aussagen zur Arbeitsleistung. Ungenauigkeiten und Falschaussagen werden korrigiert. Auch Vermutungen, Verdächtigungen und Interpretationen haben in einem Zeugnis keinen Platz. Kurz gesagt, die Leistung wird nach branchenüblichen und fairen Maßstäben bewertet. Nicht verboten ist jedoch der Hinweis auf persönliche Probleme, wenn diese einen erheblichen Einfluss auf das Arbeitsverhältnis hatten. Weitere detaillierte Informationen zu den inhaltlichen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis finden Sie im Anhang A 3.8.- 6.
Die Sprache der Zeugnisse
Auf jeden Fall bemüht sich das Zentralbüro, im Interesse der aktuellen oder ausscheidenden Mitarbeiter gute und konforme Berichte zu erstellen. Ein hochwertiger Bericht zeichnet sich durch eine klare, verständliche Sprache aus und vermeidet Formulierungen, die nichts über die tatsächliche Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters aussagen. Das Zentralbüro setzt dies um.
Es gehört zu den wichtigsten rechtlichen Anforderungen und Fairnessprinzipien, dass ein Bericht wohlwollend und charakteristisch formuliert wird. Das Zentralbüro beachtet und hält sich an diese Grundsätze. Es besteht jedoch keine Verpflichtung per se, gute Berichte zu erstellen. Da Berichte im Allgemeinen positiv formuliert sind, ist es wichtig, was nicht im Bericht steht. So kann beispielsweise das bewusste Weglassen von Informationen über das Verhalten eines Mitarbeiters oder die Führungseigenschaften eines leitenden Angestellten negativ aufgefasst werden.
Verhalten des DLZ-P bei Konflikten rund um das Zeugnis
Da ein Zeugnis für den Mitarbeiter immer sehr wichtig und persönlich ist, können immer wieder Streitigkeiten mit dem DLZ-P entstehen. Anmerkungen zum Verfahren des DLZ-P in diesen Fällen finden Sie im Anhang 3.8.-7.
Stellenwert des Zeugnisses bei den Rekrutierungen
Arbeitszeugnisse begleiten Mitarbeiter ihr ganzes Leben lang und entsprechen einer Art schriftlicher "Berufsgeschichte", die Informationen über Arbeitgeber, Tätigkeiten, Qualifikationen, Fähigkeiten und mehr liefert. Die Bedeutung und Relevanz für das DLZ-P ist dementsprechend hoch.
Sowohl bei der Auswahl für Vorstellungsgespräche als auch bei der Nachbewertung oder bei der endgültigen Einstellungsentscheidung stehen sie oft im Mittelpunkt, kombiniert mit Referenzen. Dies ist objektiv gerechtfertigt und bleibt in der Praxis ein zentrales Bewertungskriterium. Ein Zeugnis hat auch bei einem Vorstellungsgespräch eine hohe Priorität, bei dem es zusammen mit dem Bewerber erläutert werden kann und deutlich an Bedeutung gewinnt.
Nach welchen Kriterien wird ein Zeugnis beurteilt?
Die Einrichtung bewertet eine Beurteilung immer anhand des Gesamteindrucks. Ein intensives Eindringen in Details oder Formulierungen erhöht die Möglichkeit von Fehlinterpretationen oder Missverständnissen. Solche Missverständnisse können sowohl bei der Person, die die Bewertung erstellt, als auch bei der bewerteten Person auftreten.
Die Einrichtung achtet konsequent sowohl auf das, was ausdrücklich gesagt wird, als auch auf das, was möglicherweise absichtlich unerwähnt bleibt. Eine kurze Amtszeit oder das offensichtliche Fehlen von Bedauern über den Weggang einer Person können alle anderen Aussagen relativieren oder sogar widersprechen.
Die Einrichtung setzt Aussagen immer in den Kontext ihrer spezifischen Anforderungen. Wenn beispielsweise Führungsqualitäten von größter Bedeutung sind, diese jedoch entweder nicht erwähnt werden oder nur vage oder vorsichtig erwähnt werden, könnte dies ein Warnsignal sein. Eine Klärung im Bewerbungsgespräch mit dem Kandidaten und eine genauere Untersuchung der Referenzen durch die Einrichtung sind jedoch unerlässlich, um genauere Informationen zu erhalten.
Glaubwürdigkeit hat für die Einrichtung auch höchste Priorität. Schon zwei oder drei Unstimmigkeiten oder Inkonsistenzen können den gesamten Informationswert und die Glaubwürdigkeit einer Beurteilung erheblich mindern.
Im Sinne der Praxisrelevanz sind folgende Punkte meistens deutliche und klare Hinweise für oder gegen ein professionell erstelltes und glaubwürdiges Zeugnis und werden deshalb vom DLZ-P eingehend geprüft:
Gesamteindruck und Korrektheit von Struktur und Aufbau
Sprachlicher Eindruck wie Formulierungen und Rechtschreibfehler
Offensichtliche Widersprüche im Leistungs- oder Tätigkeitsbereich
Euphorische Lobeshymnen, die nicht differenzieren.
Relation und Übereinstimmung des Zeugnisses zu weiteren Beurteilungsunterlagen und -Instrumenten wie Berufserfahrung, Qualifikation aufgrund der Aus- und Weiterbildung, andere Zeugnisse und Tätigkeiten und insbesondere Referenzen.
Klage, Verantwortung und Beweispflicht
Erhält der Arbeitnehmer zwar ein Zeugnis vom DLZ-P, mit dessen Inhalt er aber nicht einverstanden ist, so kann er eine Berichtigungsklage einreichen. Überdurchschnittliche Qualifikationen hat der Arbeitnehmer, unterdurchschnittliche hat der Arbeitgeber nachzuweisen.
Verjährung des Anspruchs auf Zeugnislegung
Der Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses durch die Klinik erlischt nach der regulären Verjährungsfrist von 3 Jahren gemäß § 195 BGB. Unter bestimmten Umständen kann der Mitarbeiter sein Recht auf Ausstellung eines Zeugnisses auch früher verlieren, wenn sein Verhalten den Eindruck erweckt, er habe kein Interesse an einem Zeugnis.