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Dienstleistungszentrum Personal

Dienstleistungszentrum Personal

Servicezentrum Personal: Rückgrat effizienter Abläufe

Im digitalen Zeitalter spielen Mitarbeiter des Servicezentrums eine zentrale Rolle, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten und die Kundenzufriedenheit zu sichern. Diese Mitarbeiter sind mehr als nur eine Stimme am Telefon; sie fungieren als Verbindung zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Mit ihrem umfassenden Wissen und spezialisierten Schulungen behandeln sie Kundenprobleme, übermitteln wichtige Informationen und stärken somit den angesehenen Ruf des Unternehmens. Mit dem Wachstum des Unternehmens ist der Wert eines starken und geschickten Servicezentrum-Teams unbestreitbar.

Zentrum für Personalverwaltung und -entwicklung

Die wesentlichen Leistungen des Leiters des DLZ-P sind folgende:

  • Repräsentation des Personalleitung (intern und extern)

  • Leitung der Abteilungsmitarbeiter

  • Einsatz von Führungsinstrumenten

  • Koordination aller Personal-Funktionen

  • Übergeordnete Qualitätssicherung im Personalbereich

  • Beratung von Nutzern und Entscheidungsträgern in allen personalbezogenen Fragen, einschließlich Nebenleistungen

  • Kostenrechnung und zukünftige Kosten-/Budgetplanung sowie Abteilungscontrolling

  • Personal-Konzepte in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen

  • Zukunftsorientierte Personalverwaltung

  • Entwicklung von Personalstrategien und Erstellung von Personal-Konzepten

  • Erarbeitung von Maßnahmenplänen

  • Ermittlung benötigter Ressourcen

  • Erstellung von Zeitplänen für die Implementierung von Maßnahmen

  • Entwicklung von Personalstandards

  • Standards für Personaldaten in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten

  • Entwicklung und Pflege von Leistungsvereinbarungen, einschließlich Leistungsbeschreibungen und weiteren Anlagen

  • Überwachung der ordnungsgemäßen, sachgerechten und zeitnahen Abwicklung aller Personalangelegenheiten, einschließlich Gehalts- und Lohnabrechnung

  • Erstellung von Arbeitsanweisungen für das angestellte Personal und die einzelnen Abteilungen

  • Kontrolle und Überwachung des Aufbaus der Organisation, des Personaleinsatzes und des allgemeinen Geschäftsablaufs in fachlicher Hinsicht

  • Information über grundsätzliche Angelegenheiten im Personalwesen, u.a. zum Tarif-/Arbeitsrecht

  • Beratung in Personalfragen und z.B. arbeitsrechtlichen Fragen

  • Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften im Personalwesen und Zusammenarbeit mit dem Personalrat im Rahmen des BayPVG

  • Pflege konstruktiver Kontakte zur Arbeitsagentur und zu Berufs- und Hochschulen, inklusive Recherche nach Fördermitteln

  • Diese Aufgaben sind so auszuführen, dass:

  • die internen Kunden auf der Grundlage einer positiven Servicehaltung optimal beraten, versorgt und unterstützt werden

  • die internen Kunden für ihre Anliegen stets einen kompetenten Ansprechpartner erhalten und der Dienstleistungsprozess transparent dargestellt wird

  • die Effektivität und Wirtschaftlichkeit von Leistungen, Strukturen und Prozessen im gesamten Unternehmen, aber insbesondere im Dienstleistungszentrum, optimiert wird, die eigene Tätigkeit im Hinblick auf Qualität und Wirtschaftlichkeit hinterfragt wird und dabei auch Kritik, Anregungen und Vorschläge von den internen Kunden berücksichtigt werden

  • getroffene Entscheidungen akzeptiert und umgesetzt werden sowie festgelegte Dienstwege eingehalten werden (Loyalität)

  • der direkte Vorgesetzte über wesentliche Entwicklungen in definierten Intervallen informiert wird, die für Entscheidungen relevant sind

  • die eigene Person auch als Imageträger des Unternehmens gesehen wird, das heißt, dass auch persönliche Einstellungen und Verhaltensweisen unter diesem Gesichtspunkt reflektiert werden

  • die Existenz, Weiterentwicklung und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet bleibt

  • die allgemeine Liquidität des Unternehmens gewahrt bleibt und der wirtschaftliche Handlungsspielraum erweitert wird

  • das Ansehen und der Ruf des Unternehmens als soziales und wirtschaftliches Dienstleistungsunternehmen und damit als attraktiver Arbeitgeber in der Öffentlichkeit und bei den Mitarbeitern erhalten und verstärkt wird

  • die zielorientierte, konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Dienstleistungszentralen und anderen Bereichen sichergestellt ist

  • die Effektivität gesteigert und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht wird

  • die Mitarbeiter durch Aufgabendelegation, regelmäßige Rückmeldungen sowie die Festlegung und Vereinbarung von Zielen verantwortungsvoll in die Entwicklung des Bereichs und des Unternehmens eingebunden werden

  • die Fähigkeiten der Mitarbeiter durch geeignete Unterstützungs-, Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen verbessert werden

  • die Mitarbeiter eine starke Identifikation mit dem Unternehmen entwickeln können

  • die Mitarbeiter bei kritischen Abweichungen konsequent korrigiert und unterstützt werden (Anleitung, Beratung, Kritikgespräch, Konfrontation, disziplinarrechtliche Maßnahmen, etc.)

Oberste Leitung (gem. DIN EN ISO 9000) des Personalmanagement

Die umfassenden Aufgaben des Personalmanagements sind im Vorstand zentralisiert, was bedeutet, dass der Vorstand für die gesamte Überwachung des Personalmanagements verantwortlich ist. Dennoch wurden bedeutende Verantwortlichkeiten innerhalb des Personalwesens dem kaufmännischen Direktor übertragen, der diese wiederum an den Leiter des DLZ-P weitergibt.

Die Aufgabe des DLZ-P besteht darin, alle Methoden des Personalmanagements auf moderne Weise zu identifizieren, zu validieren und anzuwenden. Dies beinhaltet die Gestaltung effizienter HR-Prozesse und die Koordination sowohl mit internen Abteilungen als auch mit externen Stellen. Darüber hinaus prüft das DLZ-P die Datenverarbeitungsmethoden, um mehr Prozesse zu digitalisieren und den proaktiven Ansatz der Personalverantwortlichen zu stärken.

Leitung des DLZ-P

Das DLZ-P erkennt die Notwendigkeit an, in Zukunft zwei unterschiedliche Managementansätze zu verfolgen. Erstens gibt es das Management als strategisch-methodologische Funktion, die sich hauptsächlich auf Aspekte wie Führung, Entscheidungsfindung, Organisation und Planung konzentriert, bezeichnet als "Strategisches Personalmanagement". Zweitens wird das Management als beratende und administrative Rolle wahrgenommen, die die Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen des "Service-Managements" betont.

Im täglichen Betrieb des DLZ-P ist die Abgrenzung zwischen diesen Managementansätzen flexibel und nicht festgelegt. Es ist jedoch wichtig, zwischen den strategischen und den operativen Aspekten der Arbeit klar zu unterscheiden.

Der Leiter des DLZ-P berichtet an den kaufmännischen Direktor und ist daher sowohl für die strategischen Aufgaben im Personalwesen auf Vorstandsebene (FM) als auch für die operative Verantwortung zuständig.

Eine zentrale Aufgabe des Managements des DLZ-P ist die Überprüfung und Optimierung der bestehenden Organisationsstruktur. Dies beinhaltet die Anpassung der strukturellen und prozessualen Organisation an die geltende Dienstleistungsbeschreibung.

Aufbauorganisation

Aus Sicht des DLZ-P legt die Organisationsstruktur die Rollen der Mitarbeiter entlang der verschiedenen hierarchischen Ebenen und in den unterschiedlichen Organisationseinheiten fest. Organigramme, Geschäftsverteilungspläne und Stellenbeschreibungen definieren genau die Zuständigkeiten und Befugnisse jedes Mitarbeiters.

Ablauforganisation

Im Kontext des DLZ-P bezieht sich die Prozessorganisation auf die Identifizierung und Dokumentation relevanter Hauptgeschäftsprozesse, um eine zuverlässige Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass festgelegt wird, wer wann und mit wem interagiert oder kommuniziert. Um dies zu gewährleisten, verwendet das DLZ-P Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen sowie mündliche Vereinbarungen und Anweisungen.

Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

Die DLZ-P übernimmt die Betreiberpflichten für das Personalmanagement einer beliebigen Organisation.

Zur Orientierung sind wichtige Dokumente aufgelistet, die vom DLZ-P in jeweils aktueller Form bereitgestellt werden müssen:

  • Jugendarbeitsschutzgesetz

  • Arbeitszeitverordnung

  • Bundesurlaubsgesetz

  • Mutterschutzgesetz

  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz u.a.

Gesetzlich vorgeschriebene nachweisende Dokumente; z.B.:

  • Aufzeichnungen über ….

  • Aufzeichnungen über festgelegte Maßnahmen …

  • Aufzeichnungen über durchgeführte gesetzliche Prüfungen

  • Aufzeichnungen über Unfälle mit Personenschaden (§ 6 Abs. 2 ArbSchG) bei Betrieb überwachungsbedürftiger Anlagen ferner:

  • …… wird noch ergänzt

Das DLZ-P ist dafür verantwortlich, dass die Dokumente erstellt und gespeichert werden. Eine Aktenordnung muss erstellt und gemäß den Aufbewahrungspflichten ständig aktualisiert werden. (In Zukunft wird die nachweisbare Dokumentation auch in der XYZ-Software abgebildet).

Gesetzlich vorgeschriebene anweisende Dokumente; z.B.: im Bereich des Personalmanagements:

  • ……wird noch ergänzt

  • ….. ff.

Ein Dienstleistungszentrum Personal (DLZ-P) ist für Personalangelegenheiten zuständig:

  • Personalbeschaffung: Stellenausschreibungen, Vorstellungsgespräche, Einstellungsverfahren, Vertragsverhandlungen und Onboarding neuer Mitarbeiter.

  • Personalverwaltung: Verwaltung von Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Vertragsänderungen und Mitarbeiterbeendigungen.

  • Personalentwicklung: Schulungen und Weiterbildungen, Karriereplanung, Leistungsbeurteilungen und Talentmanagement.

  • Arbeitsrechtliche Fragen: Beratung und Unterstützung in Bezug auf gesetzliche Vorschriften, wie z.B. Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Datenschutz.

  • Interne Kommunikation: Kommunikation von Unternehmensrichtlinien, Veränderungen und wichtigen Mitteilungen an die Mitarbeiter.

  • Begleitung von Change-Prozessen: Dies kann durch die Bereitstellung von Schulungen, Kommunikation über den Wandel, Unterstützung bei der Anpassung an neue Rollen oder Prozesse, und das Management von Widerstand und Konflikten erfolgen.

  • Hybride Arbeitsformen: Dazu gehört das Ausarbeiten von Richtlinien, die Bereitstellung der notwendigen Technologien und Tools, die Unterstützung bei der Anpassung der Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise und das Management der damit verbundenen Herausforderungen.

Anforderungen des Facility Managents an das DLZ Personal:

  • Reaktionszeit: Ich würde erwarten, dass das DZP innerhalb einer bestimmten Frist auf Anfragen reagiert. Dies könnte variieren, abhängig von der Dringlichkeit und Komplexität der Anfrage, aber eine allgemeine Richtlinie könnte innerhalb von 24 bis 48 Stunden sein.

  • Unterstützung bei der Personalbeschaffung: Das DZP sollte in der Lage sein, qualifizierte Kandidaten für offene Positionen innerhalb meiner Abteilung zu identifizieren, zu rekrutieren und einzustellen. Dies sollte in einer angemessenen Zeit und in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien geschehen.

  • Beratung und Unterstützung in arbeitsrechtlichen Fragen: Das DZP sollte kompetente Beratung und Unterstützung in arbeitsrechtlichen Fragen bieten können, insbesondere in Bezug auf spezifische Themen, die das Facility Management betreffen könnten.

  • Training und Personalentwicklung: Das DZP sollte Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten bereitstellen, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen meiner Abteilung zugeschnitten sind.

  • Mitarbeiterverwaltung: Das DZP sollte alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung effizient und effektiv abwickeln, einschließlich Gehaltsabrechnung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung und Vertragsveränderungen.

  • Change-Management und Unterstützung bei hybriden Arbeitsmodellen: Da das Facility Management eng mit der physischen Arbeitsumgebung zusammenhängt, erwarte ich vom DZP, dass es meine Abteilung bei Veränderungsprozessen und bei der Implementierung und Verwaltung hybrider Arbeitsmodelle aktiv unterstützt.

  • Datenschutz und Vertraulichkeit: Da das DZP auf sensible Mitarbeiterdaten zugreift, sollte es höchste Standards in Bezug auf Datenschutz und Vertraulichkeit einhalten.

Diese Service-Level sollten regelmäßig überprüft und anhand von messbaren KPIs bewertet werden, um sicherzustellen, dass das DZP seine Ziele erreicht und einen qualitativ hochwertigen Service bietet.