Betriebsvereinbarung zur qualitativen und quantitativen strategischen Personalplanung
Mittel- und langfristige Veränderungen im Personalbedarf sollen so frühzeitig erkannt werden, dass rechtzeitig geeignete Maßnahmen zur Vermeidung von Betriebsänderungen oder zur Deckung zukünftiger Personalbedarfe eingeleitet werden können. Die strategische Personalplanung dient dazu, künftige Bedarfe sowohl in quantitativer (Menge) als auch in qualitativer (Qualifikationen) Hinsicht zu ermitteln und entsprechende Maßnahmen (z. B. Nachbesetzungen, Qualifizierungen, Wissenstransfer) rechtzeitig umzusetzen.
Die Identifikation von Mitarbeitergruppen, für die aufgrund veränderter Anforderungen besondere Maßnahmen notwendig werden, dient dem Ziel, die Beschäftigungsmöglichkeiten nach dem Grundsatz „intern vor extern“ zu fördern und mögliche Ängste in der Belegschaft vor einem Arbeitsplatzverlust zu reduzieren. Ein transparentes und vorausschauendes Vorgehen schafft Vertrauen, sodass alle Mitarbeitenden bis zum tatsächlichen Zeitpunkt einer Veränderung weiterhin uneingeschränkt und motiviert ihre Aufgaben wahrnehmen.
Die strategische Personalplanung bildet zudem die Grundlage für weitere Maßnahmen, zum Beispiel im Bereich Aus- und Weiterbildung. Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung unterstützt werden. Darüber hinaus hilft ein systematisches Vorgehen dabei, Personalengpässen—unter anderem verursacht durch den demografischen Wandel—rechtzeitig entgegenzuwirken.
Die strategische Personalplanung wird jährlich mit einem rollierenden Drei-Jahres-Horizont erstellt.
Neben der Gesamtzahl der benötigten Beschäftigten (z. B. Vollzeitäquivalente) werden qualitative Aspekte (unterschiedliche Berufs- und Qualifikationsgruppen) berücksichtigt.
Treiber für den Personalbedarf
Geschätzte Absatzmengen oder Produktionsvolumen,
Make-or-Buy-Entscheidungen und strategische Überlegungen zur Wertschöpfungstiefe,
Standort- und Investitionsstrategien,
Große Sonder- oder Kundenprojekte sowie Forschungs- und Entwicklungsprojekte,
Prozessoptimierungen (z. B. durch Digitalisierung, Automatisierung, leistungsfähigere Software),
Rechtliche oder regulatorische Vorgaben (z. B. Änderungen von Gesetzen, Normen, Vorschriften),
Gesellschaftliche Trends (z. B. Klimaneutralität, Nachhaltigkeit, mobiles Arbeiten),
Neue Berufsbilder aufgrund geänderter Anforderungen.
Aus der Kombination dieser Faktoren wird ein Stellen- und Qualifikationsschlüssel für das Folgejahr und die strategische Planung (drei Jahre) abgeleitet.
Abgleich mit dem IST-Zustand
Bei jedem jährlichen Planungszyklus werden die Ergebnisse mit dem aktuellen Personalbestand (IST) abgeglichen.
So lassen sich Abweichungen hinsichtlich Personalkapazitäten (Zuwachs oder Reduktion), Tätigkeitsinhalten und erforderlichen Qualifikationen in einzelnen Mitarbeitergruppen erkennen.
Auch die Planungswerte des Vorjahres werden mit der neu ermittelten Planung verglichen, um Veränderungen oder Anpassungsbedarfe zu identifizieren.
Teilnehmende:
Bis zu 5 Vertreterinnen bzw. Vertreter des Betriebsrats (z. B. Betriebsratsvorsitz, Personalausschuss, Schwerbehindertenvertretung, Wirtschaftsausschuss).
Bis zu 5 Personen aus der Geschäftsleitung (z. B. Personalverantwortliche, Vertreter der Personalentwicklung, des Controllings, der Fachbereiche).
Ablauf und Agenda:
Im Vorfeld wird eine feste Tagesordnung vereinbart, die alle relevanten Punkte des aktuellen Planungslaufs berücksichtigt.
Das Mitglied der Geschäftsführung, das die Personalverantwortung trägt, stellt die Ergebnisse vor und moderiert die Beratung.
Kommunikation:
Nach Abschluss der Beratung wird die strategische Personalplanung in geeigneter Form allen Beschäftigten bekannt gemacht und fließt in die operativen Planungen ein.
Regelmäßige Reviews (z. B. alle drei Monate) mit derselben Besetzung dienen dazu, wichtige Treiber und laufende Maßnahmen hinsichtlich ihres Fortschritts zu bewerten.
Unternehmensstrategie
Die strategische Personalplanung ist mit der allgemeinen Unternehmensstrategie abzustimmen. Das Unternehmen gewährleistet die erforderliche Synchronisierung der Prozesse.
Begrenzung und Schnittstellen
Diese Betriebsvereinbarung regelt ausschließlich die Themen, die direkt im Zusammenhang mit der strategischen Personalplanung stehen.
Schnittstellen zu anderen Regelungsbereichen (z. B. interner Arbeitsmarkt, Personalentwicklung, Ausbildung, Altersteilzeit, Generationenmanagement) werden berücksichtigt, soweit sie von den Planungen beeinflusst werden.
Flexibles Vorgehen
Einvernehmlich kann die Betriebsvereinbarung angepasst oder ergänzt werden, sofern die praktische Anwendung oder Veränderungen im Planungssystem dies erfordern.
Informationsrecht
Dem Betriebsrat (bzw. seinen Beauftragten im Bereich Personal) werden relevante Personalstatistiken und Kennzahlen zur Verfügung gestellt, damit er seine gesetzlichen Beteiligungsrechte angemessen wahrnehmen kann.
Rechtsvorbehalt
Alle sich aus dem Betriebsverfassungsgesetz ergebenden Rechte des Betriebsrats im Zusammenhang mit der Personalplanung bleiben von dieser Vereinbarung unberührt.
Inkrafttreten, Kündigung und salvatorische Klausel
Inkrafttreten: Diese Betriebsvereinbarung tritt mit Unterzeichnung durch die Betriebsparteien in Kraft.
Kündigung: Eine Kündigung ist mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende möglich. Sie endet dann ohne Nachwirkung, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Anpassung bei Unwirksamkeit: Sollten einzelne Regelungen dieser Betriebsvereinbarung rechtlich unwirksam oder undurchführbar sein, tritt dies nicht die Unwirksamkeit der gesamten Vereinbarung nach sich. Die Betriebsparteien werden sich in einem solchen Fall unverzüglich zur Neuverhandlung zusammensetzen.
Die strategische Personalplanung erfolgt rollierend über drei Jahre.
Anpassungen oder wesentliche Veränderungen werden im Rahmen von jährlichen Reviews und Zwischenbesprechungen besprochen.
(Die konkrete Ausgestaltung einer Anlage ist unternehmensspezifisch; hier kann z. B. eine Übersicht über die zeitlichen Planungsfenster oder ein Prozessablauf für Freigaben von Einstellungs- oder Personalreduzierungsmaßnahmen enthalten sein.)
Hinweise zur individuellen Anpassung
Quantitative Daten (z. B. genaue FTE-Zahlen, Standorte, Abteilungsnamen) sollten je nach Unternehmensstruktur eingefügt oder angepasst werden.
Zeitliche Intervalle (z. B. jährliches Review, vierteljährliches Zwischen-Review) können je nach Bedarf variieren.
Anlagen wie detaillierte Prozessbeschreibungen oder Formblätter für die Personalplanung können ergänzend angehängt werden, bleiben jedoch hier neutral.
Dieses Dokument dient lediglich als Muster und muss an die konkreten rechtlichen und betrieblichen Gegebenheiten angepasst werden. Bitte beachten Sie dabei stets die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften (z. B. BetrVG, Datenschutzbestimmungen) sowie ggf. einschlägige Tarifverträge.
