Leistungsphase 5 der-HOAI

Großzügig bemessene Verkehrsflächen und ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze sind für Büroumgebungen essenziell. Das Bild zeigt einen Bürogang mit ausreichend Breite und deutlicher Notausgangskennzeichnung, was die Umsetzung von Bewegungsflächen und Sicherheitsrichtlinien verdeutlicht.

Ein zentrales Aufgabenfeld der Personalabteilung ist die Planung der Arbeitsplätze in Verwaltungs- und Sozialbereichen der Industrieanlage. Hierzu zählen vor allem Büroarbeitsplätze (z. B. für HR-Mitarbeitende, Verwaltung, Planung) sowie ggf. spezielle Arbeitsräume wie Leitwarten oder Labore, soweit sie in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung fallen. Ergonomie und Arbeitsplatzsicherheit stehen bei der Planung im Vordergrund, um Gesundheitsschäden vorzubeugen und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

• Mindestfläche pro Arbeitsplatz: Gemäß ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ muss ein Arbeitsraum mindestens 8 m² Grundfläche für einen Arbeitsplatz aufweisen, für jeden weiteren Arbeitsplatz mindestens 6 m² zusätzlich. Daraus ergeben sich Richtwerte von etwa 8–10 m² pro Person in Einzel- oder Kleinbüros und 12–15 m² pro Person in Großraumbüros. Diese Flächen stellen sicher, dass neben dem Möbelstellplatz auch ausreichende Bewegungsflächen vorhanden sind. Pro Arbeitsplatz ist eine freie Bewegungsfläche von ca. 1,5 m² (mind. 1 m Tiefe und 1 m Breite) einzuhalten, die nicht durch Möbel oder Verkehrswege überlagert sein darf. Zusätzlich gelten Anforderungen an die Raumhöhe (i. d. R. 2,50 m bei bis zu 50 m² Raumgröße) und das Raumvolumen pro Person (mind. 12 m³ bei sitzender Tätigkeit) – diese Werte dienen der ausreichenden Luftmenge und dem Komfort.

• Ergonomische Möblierung: Jeder Büroarbeitsplatz sollte mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einem ergonomischen Bürostuhl ausgestattet sein. Zwar sind solche Möbel nicht explizit durch Gesetze vorgeschrieben, jedoch fordern die Bildschirmarbeitsverordnung (inzwischen integriert in die ArbStättV) und die DGUV-Regeln ergonomische Arbeitsmittel. Normen wie DIN EN 527 (Bürotische) und DIN EN 1335 (Bürostühle) definieren z. B. Einstellbereiche für Höhen und Neigungen. Die Personalabteilung wirkt darauf hin, dass diese Standards in der Ausführungsplanung berücksichtigt werden, damit spätere Möblierungs- und Beschaffungsprozesse reibungslos erfolgen können.

• Beleuchtung und Sichtverbindung: Arbeitsplätze müssen ausreichend Tageslicht erhalten und eine Sichtverbindung nach außen haben (Ausblick durch Fenster), sofern die Art der Tätigkeit dem nicht entgegensteht. Die ArbStättV fordert in ihrem Anhang entsprechende Tageslichtquoten bzw. eine geeignete künstliche Beleuchtung, falls Tageslicht nicht ausreicht. Die ASR A3.4 „Beleuchtung“ konkretisiert, dass die Beleuchtungsstärke an Büroarbeitsplätzen etwa 500 Lux betragen sollte (für feine manuelle Tätigkeiten mehr) und keine Blendungen oder störenden Reflexionen auftreten dürfen. In der Ausführungsplanung sind daher ausreichend dimensionierte Fenster, geeignete Leuchtmittel und ggf. ein blendfreier Leuchtenanordnungsplan vorzusehen. Ein effektiver Sonnenschutz (Jalousien, Rollos) ist einzuplanen, um direkte Blendung und übermäßige Aufheizung durch Sonneneinstrahlung zu verhindern – dies fordert auch die ASR A3.5 „Raumtemperatur“ im Abschnitt zum sommerlichen Wärmeschutz.

• Raumklima und Lüftung: Gemäß ASR A3.5 „Raumtemperatur“ soll die Lufttemperatur in Arbeitsräumen 19–20 °C (bei vorwiegend sitzender Tätigkeit) nicht unterschreiten und +26 °C nicht überschreiten. Für sommerliche Hitzeperioden sind bauliche oder technische Maßnahmen (z. B. Sonnenschutz, Lüftung, Klimatisierung) vorzusehen, damit die Temperatur im Rahmen des Zumutbaren bleibt. Die ASR A3.6 „Lüftung“ verlangt, dass in Arbeitsräumen eine ausreichende Frischluftversorgung sichergestellt wird – entweder über natürliche Fensterlüftung (dann müssen öffenbare Fenster vorgesehen sein) oder über raumlufttechnische Anlagen. Planerisch bedeutet dies: Fensterflächen, Lüftungskanäle und -geräte sind so zu dimensionieren, dass pro Person genügend Außenluft (ca. 20–30 m³/h in Büroräumen) zugeführt wird und Kohlendioxid sowie Schadstoffe abgeführt werden. Die Personalabteilung bringt hier oft praktische Erfahrungen ein, etwa welche Räume kritisch für Klimatisierung sind (z. B. Besprechungszimmer mit vielen Personen) und wo besonderer Lärmschutz von Lüftungsanlagen nötig ist.

• Lärmschutz: In Büros und administrativen Arbeitsbereichen sollte der Schallpegel niedrig genug sein, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Nach ASR A3.7 „Lärm“ gilt als Orientierungswert für Bürotätigkeiten ein Beurteilungspegel von 45–55 dB(A). Die Ausführungsplanung sollte daher schallabsorbierende Decken oder Wandpaneele, Teppichboden (statt reflektierendem Hartboden) sowie ggf. Raumteiler vorsehen, um die Nachhallzeit und Ausbreitung von Geräuschen zu reduzieren. Offene Großraumbüros erfordern besondere akustische Maßnahmen (vgl. DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“), damit Besprechungen und Telefonate nicht zu unzumutbarem Lärm für Umstehende führen.

Zusammengefasst stellt die Personalabteilung sicher, dass die geplanten Arbeitsplätze flächenmäßig großzügig, ergonomisch ausgestattet und gesundheitlich zuträglich gestaltet werden. In der Praxis überprüft sie die Ausführungspläne dahingehend, ob z. B. alle Mitarbeitenden genügend Platz haben, ob Möbelstellflächen und Bewegungsbereiche eingezeichnet sind und ob technische Anschlüsse (Strom, IT-Netzwerk, Telefon) an jedem Arbeitsplatz vorgesehen sind. Gegebenenfalls fordert die Personalabteilung Nachbesserungen ein, falls etwa Büros zu klein dimensioniert wurden oder klimatische Verhältnisse unberücksichtigt blieben.

Arbeitswissenschaftliche Studien und gesetzliche Vorgaben betonen die Bedeutung von Erholungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz. Pausenräume und andere Sozialräume (Kantinen, Teeküchen, Umkleideräume, etc.) sind daher fester Bestandteil der Planung einer Industrieanlage. Die Personalabteilung achtet in diesem Bereich darauf, dass die Mitarbeiter während Pausen oder vor/nach der Schicht geeignete Räume zum Essen, Ausruhen und Umkleiden vorfinden.

Gemäß Anhang 4.2 der Arbeitsstättenverordnung und der zugehörigen ASR A4.2 „Pausen- und Bereitschaftsräume“ gilt: Ab mehr als 10 Beschäftigten im Betrieb (gleichzeitig anwesend) oder wenn es aus Sicherheits- oder Gesundheitsgründen erforderlich ist, muss ein getrennter Pausenraum bzw. -bereich bereitgestellt werden. Ausnahmen bestehen lediglich für reine Büroarbeitsplätze, sofern dort während der Pause keine Arbeitsstörungen auftreten (dann kann auf einen separaten Pausenraum verzichtet werden). In Industriebetrieben mit Lärm, Schmutz oder körperlicher Arbeit sind Pausenräume jedoch immer notwendig – teilweise auch unterhalb der 10-Personen-Grenze, wenn besondere Belastungen vorliegen.

• Lage und Erreichbarkeit: Pausenräume müssen für alle Beschäftigten leicht und sicher erreichbar sein. Die Wegzeit sollte nach ASR A4.2 maximal ~5 Minuten pro Weg betragen; die Distanz nicht über 100 m liegen. Dies kann in großen Industrieanlagen die Einrichtung mehrerer Pausenbereiche erfordern (z. B. je Hallenabschnitt). Die Personalabteilung prüft die Gebäudepläne dahingehend, ob die Platzierung der Pausenräume strategisch günstig ist (z. B. zentral zwischen Produktionshalle und Verwaltungsbereich) und ob ausreichende Verkehrswege dorthin vorgesehen sind.

• Raumgröße: Ein Pausenraum muss ausreichend groß dimensioniert sein, um der Belegschaft eine erholsame Pause zu ermöglichen. Als Mindestfläche nennt die ASR A4.2 6 m² Grundfläche; zusätzlich sind pro gleichzeitig pausierendem Mitarbeiter mindestens 1 m² einzurechnen. Wichtig: In diesen 1 m² pro Person sind die Sitzgelegenheit und Tisch bereits berücksichtigt; darüber hinaus sind Flächen für Zugänge, Schränke, Theken o. Ä. zusätzlich einzuplanen. Die Personalabteilung kalkuliert anhand der Schichtstärken, wie viele Personen maximal gleichzeitig Pause machen, und fordert entsprechend dimensionierte Räume. Beispiel: Bei 20 gleichzeitigen Pausierenden wären mindestens ~20 m² nötig (zuzüglich Verkehrsflächen und Möblierung), um Enge zu vermeiden. Die lichte Raumhöhe sollte mindestens 2,50 m betragen (wie für Arbeitsräume üblich; auf Baustellencontainer 2,30 m).

• Ausstattung: Pausenräume sind mit geeigneten Tischen und Sitzgelegenheiten mit Rückenlehne für die Anzahl der Nutzer auszustatten. Die Tische sollten abwischbar und robust sein, die Bestuhlung bequem, um echte Erholung zu ermöglichen. In der Ausführungsplanung sind daher Möblierungspläne bzw. Ausstattungsbeschreibungen vorzusehen (z. B. Anzahl X Tische à Y Personen). Zudem sollten Abstellmöglichkeiten (z. B. Kühlschränke für mitgebrachtes Essen, Wasserspender, Mikrowelle oder Kaffeemaschine) eingeplant werden. Je nach Betriebsgröße kann auch eine Kantine/Betriebsrestaurant erforderlich sein, was zusätzliche Anforderungen (große Küchen, Ausgabe, Lüftung nach VDI 2052 für Großküchen etc.) mit sich bringt – diese liegen aber meist außerhalb des direkten Personalabteilungsbudgets, jedoch achtet HR auf die Bereitstellung einer solchen Einrichtung falls nötig.

• Umgebungsbedingungen: Ein Pausenraum soll eine angenehme Atmosphäre bieten, die der Erholung dient. Daher fordert die ASR A4.2 u. a., dass möglichst Tageslicht und eine Sichtverbindung nach außen vorhanden sind. Falls baulich machbar, sind Fenster einzuplanen; in fensterlosen Hallen könnte z. B. ein Container-Pausenraum mit Lichtkuppeln oder Ähnlichem realisiert werden. Zudem müssen Pausenräume ausreichend beleuchtet (künstliche Beleuchtung nach ASR A3.4), belüftet (Frischluft gemäß ASR A3.6) und temperiert (Heizung/Kühlung gemäß ASR A3.5) sein, analog den Anforderungen an Arbeitsräume. Die Ausführungsplanung umfasst daher beispielsweise Anschlusspläne für Heizkörper/Klimageräte und Fensterlüftungsmöglichkeiten im Pausenraum.

• Besondere Einrichtungen: In Pausenräumen (oder in deren Nähe) sollten Sanitäreinrichtungen leicht erreichbar sein, damit Mitarbeiter Toilettengänge in der Pause erledigen können. Gesetzlich vorgeschrieben nach ArbStättV ist zudem, für bestimmte Personengruppen Ruhemöglichkeiten bereitzustellen: Schwangere und stillende Mütter müssen die Gelegenheit haben, sich während der Arbeitszeit auszuruhen bzw. hinzulegen. Oft wird hierfür kein eigener Raum gebaut, sondern der Pausenraum mit Ruhemöbeln (z. B. Liege, Ruheliege in einer Ecke oder Nebenraum) ausgestattet. Die Personalabteilung achtet in der Planung darauf, dass solche Ruheplätze vorgesehen sind, insbesondere wenn im Betrieb Frauen beschäftigt sind, die einen Anspruch darauf haben könnten (siehe Mutterschutzgesetz und ArbStättV).

• Umkleide- und Duschräume: Ein weiterer wichtiger Sozialbereich – nicht direkt ein Pausenraum, aber eng damit verknüpft – sind Umkleideräume mit Spinden sowie ggf. Duschen. Diese sind erforderlich, wenn Arbeitnehmer spezielle Arbeitskleidung tragen müssen oder bei der Tätigkeit stark verschmutzen/ver schwitzen (typisch in Produktionsbereichen). Die ArbStättV fordert nach Anhang 4.1, dass Umkleideräume zur Verfügung gestellt werden, wenn den Beschäftigten das Tragen besonderer Arbeitskleidung abverlangt wird und es unzumutbar ist, sich anderswo umzuziehen. Ein Umkleideraum muss ausreichend dimensioniert sein; als Richtwert gilt eine Bewegungsfläche von 0,5 m² pro gleichzeitig Umkleidenden plus Platz für Spinde und Bänke. Für je 4 gleichzeitig anwesende Personen ist mindestens eine Sitzgelegenheit vorzusehen. Spinde müssen abschließbar und ausreichend groß (pro Person ca. 30×50×180 cm) sein, ggf. zweigeteilt für Straßen- und Arbeitskleidung (Schwarz-Weiß-Trennung bei stark schmutzender Arbeit). Die Ausführungsplanung muss solche Räume mit angemessener Größe, Lüftung (gegen Geruchsbelastung) und Nähe zu Sanitärräumen vorsehen. Duschen sind bereitzustellen, wenn die Art der Arbeit es erfordert (z. B. Umgang mit gesundheitsgefährdenden Stoffen oder hoher Schmutzbelastung). Hier gilt als Faustzahl: 1 Dusche pro 10 Beschäftigte, die sie benötigen, mit mind. einer Dusche je Geschlecht. Die Personalabteilung überprüft, ob die Pläne diese Vorgaben erfüllen, da fehlende oder unzureichende Umkleidemöglichkeiten ein häufiger Kritikpunkt der Belegschaft sind und gegen Arbeitsschutzvorschriften verstoßen würden.

Insgesamt trägt die Personalabteilung dafür Sorge, dass die soziale Infrastruktur der Industrieanlage stimmt. Pausen- und Sozialräume müssen nicht nur den gesetzlichen Mindestanforderungen genügen, sondern idealerweise auch die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern. Eine helle, freundliche Kantine oder ein sauberer, ausreichend große Umkleideraum mit Duschen signalisiert Wertschätzung gegenüber den Beschäftigten. In der Ausführungsplanung können durch rechtzeitige Berücksichtigung dieser Aspekte teure Nachrüstungen vermieden werden.

Moderne Industrieunternehmen investieren stark in Schulung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Daher ist es üblich, in neuen Anlagen Schulungsräume oder sogar ein eigenes Training Center einzuplanen. Die Personalabteilung (insbesondere der Bereich Personalentwicklung) definiert die Anforderungen an solche Räumlichkeiten: von der Größe über die Ausstattung bis zur medientechnischen Einrichtung. Während der Ausführungsplanung müssen diese Anforderungen konkret umgesetzt werden.

• Raumkapazität und -größe: Abhängig von der maximalen Teilnehmerzahl und den geplanten Schulungsformaten (z. B. klassischer Unterricht, Workshops, Sicherheitsschulungen mit Praxis) müssen die Seminarräume dimensioniert werden. Ein gängiger Schulungsraum für theoretische Unterweisungen könnte z. B. 20–30 Personen fassen. Pro Person rechnet man bei Bestuhlung in Tischen und Stühlen etwa 1,5 m² Platzbedarf. Für 20 Personen wären also ~30 m² Grundfläche erforderlich, zuzüglich Platz für einen Präsentationsbereich vorn. Die Personalabteilung liefert hier Input, wie viele Mitarbeiter typischerweise gleichzeitig geschult werden (z. B. Einarbeitungsgruppen, Sicherheitstrainings für ganze Schichten). In der Ausführungsplanung wird darauf basierend die Raumzahl und -größe festgelegt – etwa ein großer Schulungssaal teilbar in zwei kleinere Räume mittels mobiler Trennwand, um flexible Nutzung zu ermöglichen.

• Möblierung und Layout: Schulungsräume sollten variabel möblierbar sein. Die Planung muss genügend Stellfläche vorsehen, damit Tische und Stühle in unterschiedlichen Anordnungen gestellt werden können (Klassenraum, U-Form, Gruppeninseln). Eine feste Bestuhlung ist unüblich, vielmehr werden Stapelstühle und Klapptische genutzt. Die Ausführungsplanung sollte daher vorsorglich Abstellräume für nicht benötigtes Mobiliar vorsehen. Wichtig ist auch ein geeigneter Bodenbelag (robust, schallschluckend – z. B. Teppichfliesen – und blendfrei). Ausreichende Anzahl von Steckdosen entlang der Wände oder Bodentanks in der Fläche ist vorzusehen, da bei Schulungen oft Laptops, Beamer etc. verwendet werden.

• Medientechnik: Ein moderner Schulungsraum benötigt fest installierte oder mobile Präsentationstechnik. Die Personalabteilung spezifiziert meist, dass zumindest ein Beamer oder großer Monitor, eine Leinwand, Whiteboard/Flipchart und ggf. Videokonferenztechnik vorhanden sein sollen. In der technischen Gebäudeplanung müssen hierfür Anschlüsse (Strom, Daten, ggf. Lautsprecherverkabelung) und Aufhängungen vorgesehen werden. Beispielsweise kann ein Projektor an der Decke installiert werden – also muss ein Strom-/Datenanschluss in der Decke geplant sein. Auch Verdunklungsmöglichkeiten (Vorhänge, Jalousien) sind einzuplanen, damit Präsentationen bei Bedarf im abgedunkelten Raum erfolgen können.

• Klima und Lüftung: Schulungsräume sind oft zeitweise mit vielen Personen belegt. Dementsprechend hoch ist die Wärme- und CO₂-Last. Die Ausführungsplanung muss dies berücksichtigen: Eine leistungsfähige Lüftung oder Klimaanlage ist essenziell, um auch bei 20+ Personen gute Luftqualität und verträgliche Temperaturen zu gewährleisten. Idealerweise wird pro Person mit einem Frischluftvolumenstrom von ~30 m³/h gerechnet (mehr als im normalen Büro, wegen der höheren Belegungsdichte). Zudem sollte die Heizlast entsprechend ausgelegt sein, da in einem vollbesetzten Raum mehr Wärme gehalten wird. Die Personalabteilung pocht in solchen Fällen auf die Beratung durch TGA-Fachplaner, um Komfortprobleme (Stickigkeit, Überhitzung) im späteren Betrieb auszuschließen.

• Akustik: In Schulungsräumen ist eine gute Sprachverständlichkeit wichtig. Eine zu hohe Nachhallzeit kann das Verstehen des Vortragenden erschweren. Daher empfiehlt sich eine Raumakustikplanung nach DIN 18041, die z. B. Deckensegel oder schallabsorbierende Wandflächen vorsieht, um die Nachhallzeit auf ca. 0,5–0,8 Sekunden (je nach Raumgröße) zu begrenzen. In der Ausführungsplanung können bereits Materialien (Akustikdecke) und Ausstattungen (Vorhänge, Pinnwände an Wänden) vorgesehen werden, die den Schall dämpfen. Dies fällt zwar nicht unmittelbar unter eine gesetzliche Pflicht wie bei Lärmarbeitsplätzen, verbessert jedoch deutlich die Qualität der Schulungen und wird von der Personalabteilung daher initiiert.

• Arbeitsschutz und Bestuhlung: Bei Schulungen handelt es sich um betriebliche Tätigkeiten, daher gelten auch hier die ArbStättV-Grundsätze. Es sind ausreichend sichere Verkehrswege vorzusehen (auch bei Bestuhlung alle Gänge mind. 1,20 m breit, Türen ausreichend bemessen). Bestimmte Schulungen (z. B. Erste-Hilfe-Kurse) könnten liegende Personen oder praktische Übungen erfordern – die Raumplanung sollte flexibel genug sein. Wenn Schulungen mit gefährlichen Materialien stattfinden (etwa Feuerwehr- oder Chemikalientrainings), sind spezielle Räume oder Schutzvorkehrungen nötig, die hier jedoch Sonderfälle darstellen.

Insgesamt sorgt die Personalabteilung dafür, dass Schulungsbereiche funktional, komfortabel und zukunftssicher ausgelegt sind. Weiterbildung ist ein fortlaufender Bedarf, und räumliche Enge oder mangelhafte Ausstattung würden die Lernkurve der Mitarbeiter beeinträchtigen. Durch eine weitsichtige Ausführungsplanung (z. B. Reservierung von Expansionsflächen für zukünftige Seminarräume) können industrielle Bauherren später flexibel auf gestiegene Schulungsbedarfe reagieren. HR spezifiziert diese Anforderungen und kontrolliert, dass die Architekten sie umsetzen.

Die Personalabteilung selbst benötigt adäquate Büroflächen innerhalb der Anlage, um ihre vielfältigen Aufgaben – von der Personalverwaltung bis zur vertraulichen Mitarbeiterbetreuung – zu erfüllen. In der Ausführungsplanung müssen daher eigene HR-Büros, Besprechungszimmer und ggf. Empfangsbereiche für Personalangelegenheiten vorgesehen werden.

• Anzahl und Größe der HR-Büros: Basierend auf der Personalstärke der HR-Abteilung (z. B. Personalleiter, Sachbearbeiter, Recruiter, Ausbildungsbetreuer etc.) wird ermittelt, wie viele Arbeitsplätze im Personalbüro benötigt werden. Die Planung sollte ausreichend Einzel- oder Doppelbüros vorsehen, damit konzentriertes Arbeiten und Vertraulichkeit gewährleistet sind. Für ein ungestörtes Arbeiten empfiehlt sich eher die Unterbringung in kleineren Einheiten als in Großraumbüros – viele Unternehmen legen Wert auf diskrete Personalbüros. Die Fläche pro Arbeitsplatz richtet sich wiederum nach ASR A1.2 (mind. 8 m² plus 6 m² je weiterem); hier tendiert man oft zu der oberen Richtgröße (10–12 m² pro Person), um Raum für Akten, Schränke und gelegentliche interne Besprechungen am Arbeitsplatz zu haben. Die Personalabteilung achtet darauf, dass die Büros nicht knapp bemessen werden, da insbesondere Personalakten und Unterlagen Platz beanspruchen (siehe Dokumentationssicherheit unten).

• Besprechungs- und Interviewräume: Ein wichtiger Aspekt sind vertrauliche Gespräche. Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, Personalgespräche mit Mitarbeitern, Gespräche mit dem Betriebsrat oder Beratungsgespräche erfordern geschützte Räume. Daher sollte mindestens ein Besprechungszimmer im HR-Bereich eingeplant werden, das schallgeschützt und von außen nicht einsehbar ist. In der Ausführungsplanung bedeutet dies: Ein geschlossener Raum (keine Glaswände oder nur mit Sichtschutz), ausreichende Schalldämmung der Wände und Türen (mind. 42 dB Schalldämmmaß, ggf. nach DIN 4109), sowie Ausstattung mit Konferenztisch und ~6–8 Stühlen. Falls das Unternehmen häufig Bewerber empfängt, kann auch ein separater Recruiting-Besprechungsraum an repräsentativer Stelle sinnvoll sein. Die Personalabteilung spezifiziert diese Bedürfnisse und prüft, ob solche Räume in den Plänen berücksichtigt sind.

• Vertraulichkeit und Zugangssteuerung: HR-Bereiche enthalten sensible personenbezogene Daten. Daher muss die Planung Aspekte des Datenschutzes und der Zutrittskontrolle berücksichtigen. Praktisch heißt das: Die Lage der HR-Büros sollte in einem Bereich sein, der nicht frei zugänglich für alle Mitarbeiter ist (z. B. in einer separaten Zone oder Etage, zu der nur berechtigte Personen Zugang haben). Gegebenenfalls wird schon in der Ausführungsplanung eine Zutrittskontrolle (Schlüssel, Kartenleser) für den Personalbereich vorgesehen. Die Türen zu Personalbüros sollten sicher verschließbar sein. Sichtschutz ist ebenso relevant – z. B. keine großen Glasfronten, oder wenn doch, dann mit Jalousien – damit Unterlagen auf Schreibtischen oder Bildschirminhalte nicht von außen eingesehen werden können. Diese Vorkehrungen dienen dem Schutz personenbezogener Daten gemäß DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz.

• Arbeitsumgebung der HR-Mitarbeiter: Die Personalabteilung kümmert sich oft auch um das Wohlbefinden der eigenen Mitarbeiter. Demnach sollte die Arbeitsplatzgestaltung im HR-Büro ebenso ergonomisch und komfortabel sein wie anderswo. Zusätzliche Anforderungen können sein: Besucherbereich (ein kleiner Wartebereich mit Sitzgelegenheit für Mitarbeiter, die etwas im Personalbüro zu erledigen haben), Drucker-/Kopiererraum (da im HR-Bereich viele Dokumente gedruckt werden, vielleicht ein separater Technikraum um Lärm zu reduzieren), sowie ein abschließbarer Schrankraum oder Tresor für besonders vertrauliche Unterlagen (z. B. Aufbewahrung von Personalakten, siehe nächster Abschnitt). In der Ausführungsplanung könnte etwa ein kleiner Archivraum direkt neben dem Personalbüro eingeplant werden.

Die Personalabteilung überprüft im Plan, ob die Standorte der HR-Räume sinnvoll gewählt sind – meist etwas abseits vom Produktionslärm, leicht auffindbar für Mitarbeiter, aber dennoch abgeschirmt – und ob Größe und Anzahl den prognostizierten Aufgaben genügen. Änderungswünsche, wie z. B. eine Wand zu versetzen, um ein zusätzliches Aktenlager zu schaffen, müssen spätestens in LP5 eingebracht werden, damit sie noch berücksichtigt werden können. Hier zeigt sich der Vorteil, wenn HR von Anfang an in die Planung involviert war: Dann sind die Personalbüros von Grund auf richtig dimensioniert und platziert.

Eine besondere Verantwortung der Personalabteilung liegt in der Verwaltung vertraulicher Dokumente – insbesondere Personalakten, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen und weitere personenbezogene Daten. Die technische Gebäudeplanung muss daher sicherstellen, dass für diese Dokumente sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten vorgesehen sind. Unter Dokumentationssicherheit versteht man hier sowohl den physischen Schutz vor Verlust, Diebstahl, Beschädigung (z. B. Feuer) als auch den Schutz vor unberechtigtem Zugriff gemäß Datenschutz.

• Archiv- und Aktenlagerung: Falls die Personalakten in Papierform geführt oder archiviert werden (was in vielen Unternehmen noch der Fall ist, zumindest teilweise), braucht es geeignete Räumlichkeiten oder Möblierung. Oft werden abschließbare Aktenschränke im Personalbüro genutzt. In größeren Anlagen oder bei langer Aufbewahrungspflicht kann auch ein eigener Archivraum vorgesehen sein. Dieser sollte möglichst brandsicher sein (z. B. innerhalb eines eigenen Brandabschnitts gelegen oder ausgestattet mit Feuerschutztüren). Gegebenenfalls sind auch feuerfeste Aktenschränke (Typ nach DIN 4102, 120 Minuten Feuerwiderstand) sinnvoll, um Dokumente bei einem Brand zu schützen. Die Ausführungsplanung sollte solche speziellen Möbel oder Räume berücksichtigen. Die Personalabteilung gibt hier Vorgaben, wie viele Akten (lfd. Meter Ordner) unterzubringen sind und ob z. B. Platz für ein rollregal-Archiv eingeplant werden muss.

• Zutritt und Zugriffsschutz: Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten. Unbefugte dürfen keinerlei Zugriff darauf haben. Daher müssen Aufbewahrungsorte entsprechend geschützt sein. Verschließbare Schränke oder Tresore, ein abschließbarer Archivraum oder zumindest ein abschließbares Personalbüro sind hier Standard. In der Planung sind also Schranktypen mit Schloss vorzusehen und die Türen mit hochwertigen Schlössern. Nur autorisierte Personen (i. d. R. Personalmitarbeiter und Geschäftsführung) dürfen Schlüssel oder Zugangscodes erhalten. Elektronische Personalakten am PC sind durch Passwörter geschützt; physische Räume benötigen mechanische oder elektronische Schließsysteme. Die Personalabteilung achtet darauf, dass der Architekt diese Sicherheitsaspekte nicht vernachlässigt – z. B. indem er in Plänen vermerkt, welche Türen Zugangsbeschränkungen erhalten und wo ggf. Alarmanlagen oder Zutrittskontrollleser installiert werden (in Zusammenarbeit mit dem Sicherheitstechnik-Planer).

• Datenschutzanforderungen: Über den physischen Schutz hinaus sind in der Ausführungsplanung auch Datenschutzrichtlinien relevant. Beispielsweise sollte ein Bildschirmarbeitsplatz im Personalbüro so angeordnet sein, dass Bildschirminhalte nicht von Besuchern oder anderen Mitarbeitern eingesehen werden können (etwa der Monitor nicht direkt zur Tür oder zum Fenster hin orientiert). Auch falls öffentlich zugängliche Bereiche in der Nähe sind, muss ein Sichtschutz vorhanden sein. Zudem gilt es, Schallschutz sicherzustellen: Gespräche über sensible Themen dürfen nicht durch dünne Wände oder offene Türen nach außen dringen. Hier kommt wieder die Schalldämmung ins Spiel (z. B. doppelte Gipskartonwände oder spezielle Akustiktüren für HR-Besprechungsräume). Zwar sind diese Dinge nicht explizit in ArbStättV oder DSGVO vorgeschrieben, aber sie leiten sich aus dem Gebot der Vertraulichkeit ab, das ein guter Planungsprozess berücksichtigen sollte.

• Elektronische Dokumentation und IT: Sollte die Personalakte digitalisiert sein (digitale Personalakte), so stellen sich andere Anforderungen: Ein Serverraum oder IT-Infra ist nötig, damit die Daten sicher gespeichert werden. Meist werden zentrale Serverräume für die ganze Anlage geplant, die dann auch Zugriffsschutz und Klimatisierung haben. Für die Personalabteilung bedeutet das, dass sie sicherstellt, dass die IT-Belange (Backups, Zugriffskontrollen softwareseitig) abgedeckt sind – dies ist aber eher organisatorisch. Gebäudeplanerisch könnte es relevant sein, ob HR einen eigener Bereich im Serverraum braucht oder ob spezielle Verkabelungen zu den HR-Büros gefordert sind. Die Personalabteilung sollte hier eng mit der IT zusammenarbeiten, um z. B. die Datenschutzanforderungen nach Art. 32 DSGVO (Integrität und Vertraulichkeit von Daten) schon baulich zu unterstützen.

• Aufbewahrungsfristen und Kapazitäten: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen) führen dazu, dass einiges an Papier über die Jahre anfällt. Die Personalabteilung plant daher mit Reservekapazitäten. In der Checkliste für die Ausführungsplanung sollte stehen: „Ausreichend Aktenstellfläche für x Jahre Personalunterlagen vorhanden?“ Gegebenenfalls sind in Kellergeschossen Aktenarchive einzuplanen. Wichtig ist dabei eine kontrollierte Klimaführung (Papierlager ideal 18–20 °C, 40–50 % rel. Feuchte) – was zwar selten erreicht wird, aber zumindest extrem Feuchtigkeit/Hitze sollte vermieden werden. Wenn archiviert, muss auch an Dokumentenvernichtung gedacht sein: Platz für Aktenvernichter (Schredder) oder Sammelbehälter für einen Aktenentsorgungsdienst im Gebäude.

Kurz gesagt, die Personalabteilung stellt sicher, dass personenbezogene Daten im neuen Gebäude so aufbewahrt werden können, dass Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit gewährleistet sind. Sie prüft die Ausführungsplanung auf Schwachstellen (z. B. offenes Regal im Flur für Personalakten wäre absolut unzulässig) und fordert sichere Lösungen (z. B. separater abschließbarer Raum innerhalb des Personalbereichs). Diese Maßnahmen schützen nicht nur vor Datenschutzverstößen, sondern auch vor Betriebsspionage und Vertrauensverlust der Mitarbeiter.

Industrieanlagen unterliegen strengen Arbeitsschutzvorschriften. Die Personalabteilung arbeitet hier meist eng mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem Betriebsarzt zusammen, um schon in der Planungsphase alle Anforderungen des Gesundheitsschutzes und der Unfallverhütung zu berücksichtigen. In der Ausführungsplanung müssen zahlreiche sicherheitsrelevante Details integriert sein, die auch die Arbeitsplätze und Sozialräume betreffen.

• Einbindung von Arbeitsschutzexperten: Nach §6 Arbeitssicherheitsgesetz gehört es zu den Aufgaben der Sicherheitsfachkräfte, den Arbeitgeber bei der Planung von Betriebsanlagen, Sanitäreinrichtungen, der Gestaltung von Arbeitsplätzen, Arbeitsabläufen und Arbeitsbedingungen zu beraten. Die Personalabteilung stellt sicher, dass diese Expertise einfließt. Praktisch bedeutet dies, dass z. B. die Sicherheitsfachkraft die Ausführungszeichnungen prüft und Gefährdungsbeurteilungen antizipiert: Sind alle Gefahrenstellen (Stolperfallen, Kopfstoßgefahren) vermieden? Sind genügend Sicherheitsabstände um Maschinen eingehalten? In Büro- und Sozialbereichen achtet die Sicherheitsfachkraft etwa auf Fluchtwege, Feuerlöscherstandorte und ergonomische Aspekte – vieles davon in Zusammenarbeit mit HR. Die Ausführungsplaner müssen Rückmeldungen aus dieser Beratungsschleife einarbeiten.

• Flucht- und Rettungswege: Bereits in der Genehmigungs- und Ausführungsplanung werden die Fluchtwege festgelegt (Basis sind Bauordnungen und ArbStättV Anhang 2.3 sowie ASR A2.3 „Fluchtwege, Notausgänge“). Für jeden Raum mit Arbeitsplätzen muss ein ausreichend dimensionierter und markierter Fluchtweg ins Freie oder einen sicheren Bereich vorgesehen sein. Die Personalabteilung überprüft z. B., ob aus den Großraumbüros zwei getrennte Ausgänge geplant sind, falls mehr als 20 Personen darin arbeiten (Vorschrift aus Bauordnung), oder ob die maximalen Fluchtweglängen eingehalten werden. Notausgänge müssen nach außen aufschlagen und dürfen nicht versperrt werden – in Plänen stellt man sicher, dass Türen entsprechend eingezeichnet und Möblierung nicht in die Türbereiche ragt. Zudem sind Rettungswege zu kennzeichnen: Die ASR A1.3 verlangt genormte Sicherheitszeichen (z. B. grün-weiße Notausgangsschilder). Die Ausführungsplanung beinhaltet daher auch ein Beschilderungskonzept. HR sorgt ggf. dafür, dass auch Evakuierungsübungen nach Inbetriebnahme geplant werden, aber schon beim Bau sollten Flucht- und Rettungspläne an Aushängen vorgesehen sein.

• Brandschutz und Erste Hilfe: Eng verzahnt mit dem Arbeitsschutz ist der Brandschutz. Zwar wird dieser primär vom Brandschutzgutachter und der Feuerwehrfachplanung abgedeckt, aber die Personalabteilung hat ein Interesse an einer sicheren Arbeitsstätte. Konkret schaut man: Sind genügend Feuerlöscher und Wandhydranten in den Plänen vorgesehen (DGUV Regel mindestens alle 20–30 m ein Löscher, je nach Brandlast)? Gibt es eine Brandmeldeanlage, Rauchmelder in Archivräumen etc.? Diese Punkte fließen meist aus dem Brandschutzkonzept ins Ausführungskonzept ein. Die Personalabteilung kann hier unterstützend wirken, indem sie darauf achtet, dass insbesondere in Bereichen mit vielen Mitarbeitern (Büros, Kantine) ausreichend Rettungsmittel vorhanden sind.

Ein weiterer Punkt ist die Erste Hilfe Einrichtung. Die Arbeitsstättenverordnung fordert: „Erste-Hilfe-Räume oder vergleichbare Einrichtungen müssen entsprechend der Unfallgefahren oder der Anzahl der Beschäftigten vorhanden sein.“. Konkret schreibt die ASR A4.3 vor, dass ein Erste-Hilfe-Raum einzurichten ist, wenn mehr als 1.000 Beschäftigte anwesend sind oder bei 101–1.000 Beschäftigten mit besonderer Gefährdung (auch auf Baustellen >50 Personen). Falls die geplante Industrieanlage diese Größenordnung erreicht oder gefährliche Arbeiten beinhaltet, muss die Ausführungsplanung einen solchen Raum vorsehen. Dieser Raum sollte im Erdgeschoss liegen (für Rettungstransport gut erreichbar), ausreichend groß sein (typ. ~15 m²), und mit einer Liege, einem Waschbecken, Verbandsmaterial und Rettungszeichen ausgestattet sein. Standortkennzeichnung ist wichtig: Ein grünes Erste-Hilfe-Rettungszeichen E003 gemäß ISO 7010 ist am Raum anzubringen.

Standardisiertes Rettungszeichen E003 „Erste Hilfe“ nach ASR A1.3 und DIN ISO 7010. Solche Hinweisschilder müssen in der Ausführungsplanung für Erste-Hilfe-Räume und Verbandkästen vorgesehen werden, um im Ernstfall schnell Hilfe zu ermöglichen.

Die Personalabteilung stellt sicher, dass entweder ein dedizierter Erste-Hilfe-Raum eingeplant oder – falls die Belegschaft kleiner ist – zumindest Erste-Hilfe-Material (Verbandskästen) in ausreichender Zahl und verteilt vorhanden sind. Letzteres ist ebenfalls in ASR A4.3 geregelt (z. B. Verbandkasten pro 50 Mitarbeiter an geeigneter Stelle). HR koordiniert mit der Sicherheitsfachkraft auch die Ausrüstung dieser Räume (Inhalt, Liegenorm DIN 13024 etc.), aber planerisch wichtig ist zunächst die räumliche Vorsorge.

Ein weiterer Punkt ist die Erste Hilfe Einrichtung. Die Arbeitsstättenverordnung fordert: „Erste-Hilfe-Räume oder vergleichbare Einrichtungen müssen entsprechend der Unfallgefahren oder der Anzahl der Beschäftigten vorhanden sein.“. Konkret schreibt die ASR A4.3 vor, dass ein Erste-Hilfe-Raum einzurichten ist, wenn mehr als 1.000 Beschäftigte anwesend sind oder bei 101–1.000 Beschäftigten mit besonderer Gefährdung (auch auf Baustellen >50 Personen). Falls die geplante Industrieanlage diese Größenordnung erreicht oder gefährliche Arbeiten beinhaltet, muss die Ausführungsplanung einen solchen Raum vorsehen. Dieser Raum sollte im Erdgeschoss liegen (für Rettungstransport gut erreichbar), ausreichend groß sein (typ. ~15 m²), und mit einer Liege, einem Waschbecken, Verbandsmaterial und Rettungszeichen ausgestattet sein. Standortkennzeichnung ist wichtig: Ein grünes Erste-Hilfe-Rettungszeichen E003 gemäß ISO 7010 ist am Raum anzubringen.

Standardisiertes Rettungszeichen E003 „Erste Hilfe“ nach ASR A1.3 und DIN ISO 7010. Solche Hinweisschilder müssen in der Ausführungsplanung für Erste-Hilfe-Räume und Verbandkästen vorgesehen werden, um im Ernstfall schnell Hilfe zu ermöglichen.

Die Personalabteilung stellt sicher, dass entweder ein dedizierter Erste-Hilfe-Raum eingeplant oder – falls die Belegschaft kleiner ist – zumindest Erste-Hilfe-Material (Verbandskästen) in ausreichender Zahl und verteilt vorhanden sind. Letzteres ist ebenfalls in ASR A4.3 geregelt (z. B. Verbandkasten pro 50 Mitarbeiter an geeigneter Stelle). HR koordiniert mit der Sicherheitsfachkraft auch die Ausrüstung dieser Räume (Inhalt, Liegenorm DIN 13024 etc.), aber planerisch wichtig ist zunächst die räumliche Vorsorge.

• Besondere Gesundheitsschutzräume: Je nach Art der Industrieanlage können weitere spezielle Räume erforderlich sein, etwa ein Sanitätsraum (bei großem chemischem Betrieb vielleicht mit Notdusche und Augenspüleinrichtung) oder ein Raum für den Betriebsarzt (für regelmäßige Untersuchungen und Sprechstunden). Der Arbeitsmedizinische Dienst sollte in der Planung berücksichtigt werden, wenn regelmäßig Eignungsuntersuchungen stattfinden – ein kleiner Untersuchungsraum mit Waschbecken, Liege und Schreibtisch wäre ideal. Gesetzlich vorgeschrieben ist ein derartiger fester Raum nicht in jedem Betrieb, doch ab einer gewissen Größe (und je nach Betriebsarztmodell) kann es sinnvoll sein. Die Personalabteilung würde hier die Anforderungen des Betriebsarztes erfragen und in die Planung einbringen.

• Psychosoziale Aspekte und Aufenthaltsqualität: Moderne Arbeitsschutz betont auch mentale Gesundheit. Daher setzen manche Unternehmen z. B. Ruheräume (stille Rückzugsräume für kurze Erholung außerhalb der Pausen) oder Bewegungsräume (für Betriebssport, ergonomische Übungen) um. Solche Features sind zwar nicht gesetzlich verlangt, können aber Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements sein. In der Ausführungsplanung könnte die Personalabteilung optional vorsehen, einen Multifunktionsraum einzuplanen, der z. B. als Ruheraum, Stillzimmer oder Gymnastikraum genutzt werden kann.

Zusammenfassend agiert die Personalabteilung gemeinsam mit Fachkräften als Wächterin des Arbeitsschutzes in der Planungsphase. Sie gleicht die Ausführungsunterlagen mit den einschlägigen Vorschriften ab und prüft, ob alles für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz vorbereitet ist. Hierbei hilft auch der nächste Abschnitt: Eine Checkliste, die systematisch alle relevanten Punkte aufführt, dient als Werkzeug, um nichts zu übersehen.

Nachfolgend ist eine strukturierte Checkliste aufgeführt, die alle typischen Planungsaspekte aus Sicht der Personalabteilung abdeckt. Sie kann im Planungsprozess (HOAI LP5) zur Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung herangezogen werden. Für jeden Prüfpunkt ist eine Spalte vorgesehen, in der abgehakt werden kann, ob die Anforderung erfüllt ist (Ja/Nein).

(Legende: ☐ = noch zu prüfen/erfüllen; ✓ = erfüllt)

Die Personalabteilung übernimmt im Planungs- und Bauprozess einer Industrieanlage eine wichtige Steuerungs- und Kontrollfunktion, um die Interessen der Beschäftigten und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben sicherzustellen. Im Zentrum steht dabei Leistungsphase 5 (Ausführungsplanung) der HOAI, in der aus Ideen konkrete Baupläne werden. Durch frühzeitige Einbindung und systematische Prüfung – etwa mithilfe der obigen Checkliste – stellt die Personalabteilung sicher, dass Aspekte wie Arbeitsplatzergonomie, Sozialraumgestaltung, Weiterbildungsinfrastruktur, Datenschutz sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz nicht nur abstrakt bedacht, sondern ganz real in der Bauausführung verankert sind.

Für Fachplaner im Bereich Bau- und Anlagenplanung bietet die enge Kooperation mit HR einen Mehrwert: Sie erhalten klare Vorgaben zu Raumprogramm und Ausstattungsstandard, was die Planung präzisiert. Im Gegenzug profitieren Unternehmen und Mitarbeiter von einer Anlage, die vom ersten Tag an funktional, sicher und menschenorientiert gestaltet ist. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und steigender gesetzlicher Anforderungen an die Arbeitsumgebung zahlt es sich aus, die Personalabteilung als Partner im Planungsprozess zu betrachten. Eine gewissenhafte Ausführungsplanung unter Berücksichtigung aller genannten Punkte legt den Grundstein für einen erfolgreichen Betrieb der Industrieanlage sowie für zufriedene und gesunde Beschäftigte.